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12 Tipps für produktive Online-Meetings

Kann man komplexe Projekte und Meetings online führen und dieselben Ergebnisse wie «onsite» erzielen? Die Antwort ist: Ja, das geht, wenn Kommunikation strukturiert und moderiert wird. Wie dies funktionieren kann und was sonst noch im Sinne produktiver Online-Meetings bedacht werden sollte, wird in der Infografik erklärt.

Ich weiss nicht, was ich gesagt habe, bevor ich die Antwort meines Gegenübers gehört habe."
- Paul Watzlawick, Kommunikationswissenschaftler -

Es war der 13. März 2020, ein Freitag. Am 24.2. war offiziell der erste Corona-Fall in der Schweiz bekannt geworden. Wie überall auf der Welt hatte sich auch in der Schweiz grosse Unsicherheit breit gemacht.

Zu dieser Zeit arbeitete ich in einem etwa 30-köpfigen Projektteam, dass in der Schweiz und in Deutschland zu Hause war. Wir waren es gewohnt «onsite» in Zürich eng zusammen zu arbeiten und die in unserem strategischen Digitalisierungsprojekt unzähligen, notwendigen Abstimmungen in meist kurzen Präsenzmeetings vorzunehmen. Das war sehr effektiv.

Am 16.März 2020 wurden die Grenzen zwischen der Schweiz und Deutschland geschlossen und alle Projektmitglieder wurden ins Home-Office geschickt. Damit waren wir gezwungen, von einem Tag auf den anderen unsere Arbeitsweise auf «remote» umzustellen. Wir fragten uns, wie schwierig wird es wohl sein, ein so grosses, wichtiges Projekt zu 100% online weiter zu führen? Wie konnten wir das schaffen?

Gelungene Zusammenarbeit ist sogar innerhalb Präsenz-Projektteams alles andere als selbstverständlich. Zahlreiche Studien belegen, dass die meisten aller Projekte an misslungener Kommunikation und Kooperation scheitern. Der Hauptgrund hierfür ist, dass der Mensch dazu neigt, sein eigenes Konstrukt von Wahrheit als allgemeingültig anzusehen und Äusserungen anderer innerhalb der eigenen Wahrnehmung interpretiert, obwohl das Gegenüber vielleicht etwas völlig anderes mitteilen wollte. Soweit der kleine Ausflug in die Kommunikationswissenschaft.

Nach meiner Erfahrung kann es hilfreich sein, Kommunikation zu strukturieren und zu moderieren. Gerade, wenn es darum geht, komplexe Sachverhalte zu besprechen und Schlüsse daraus zu ziehen ist das gegenseitige Verstehen enorm wichtig (zum Beispiel die Aufnahme von Kundenanforderungen für die Implementation von Supply Chain Software-Lösungen). Das gilt umso mehr für die Online-Zusammenarbeit, bei der man auch immer mal wieder mit Störungen zurechtkommen muss (zum Beispiel schlechte Audioqualität, blockierter Internetzugang, starke Hintergrundgeräusche).

Nach 9 Monaten Online-Projektarbeit sind wir immer noch «on track», das Projekt läuft wie geplant. Wir haben festgestellt, dass unsere Kommunikation dank der uns selbst auferlegten Regeln sogar disziplinierter und effektiver geworden ist. Was allerdings fehlt, ist der spontane Plausch in der Kaffeeküche, das gemeinsame Lachen über einen lustigen Vorfall, der sich gerade im Büro ereignet hat oder die gegenseitige Umarmung bei Erfolgserlebnissen. Ohne Zweifel ist es schwierig bis nahezu unmöglich, das soziale Miteinander einer persönlichen Begegnung online zu simulieren.

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Einen Link zum PDF-Download der Infografik findest du unten unter "Zugehörige Dateien".

12 Tipps für produktive Online-Meetings